Fakturorna är skapade, och sedan upptäcker du att en text är fel, att ett pris har ändrats eller att en rad saknas. Hittills har du haft två val: rätta varje faktura för hand i Fortnox, eller makulera och skapa om. Nu kan du i stället rätta filen och ladda upp den igen — Exupp uppdaterar fakturorna med samma nummer i Fortnox.
Så gör du
- Rätta din fil. I kolumnen
Fakturaskriver du fakturanumret i Fortnox — det står i statusmailet efter den första överföringen, och förstås i Fortnox. - Gå till fakturauppladdningen och slå på Uppdatera befintliga fakturor.
- Ladda upp filen. Exupp slår upp varje faktura i Fortnox — utan att ändra något — och visar en förhandsgranskning.
- Se vad som händer med varje faktura och klicka på Uppdatera, eller avbryt.
Filen visar hur fakturan ska se ut efteråt
En uppdatering lägger inte till något ovanpå det som redan finns. Fakturan blir som den ser ut i filen:
| I filen | Vad som händer med fakturan |
|---|---|
| Rader | Alla rader byts ut mot raderna i filen. Beloppen räknas om i Fortnox. |
Fakturatext, Er Referens, Vår Referens, Ordernummer |
Skrivs över. Finns kolumnen i filen men cellen är tom rensas fältet. |
| Datum, valuta, betalningsvillkor, prislista | Skrivs över om cellen är ifylld. En tom cell lämnar fältet som det är. |
| Periodisering | Ersätts med filens periodisering — eller tas bort om filen saknar periodisering. |
Nytt kundnummer i Kund |
Fakturan flyttas till den kunden och får namn och adress från det nya kundkortet, om inte filen anger dem. |
| Adresskolumner | Skrivs till fakturan. Inställningarna under Kundmatchningar gäller som vanligt, så du kan även uppdatera kundkortet. |
Vilka fakturor kan uppdateras?
Fakturor som inte är bokförda. Fortnox låser en faktura när den bokförs, och det gäller även när den skickas till kunden från Fortnox. En bokförd faktura krediterar du i Fortnox och skapar sedan på nytt. Förhandsgranskningen visar vilka fakturor som hoppas över och varför:
- Bokförda och makulerade fakturor lämnas orörda.
- Fakturanummer som inte finns i Fortnox hoppas över. Uppdateringsläget skapar aldrig nya fakturor — vill du skapa fakturor laddar du upp som vanligt.
- Byte till en kund med annat organisationsnummer går inte. Fortnox tillåter inte att organisationsnumret ändras på en befintlig faktura, och då skulle fakturan visa en kunds namn med en annans organisationsnummer.
Bra att veta
- Raderna i uppdaterade fakturor räknas som vanliga rader i ditt paket. Fakturor som hoppas över kostar ingenting.
- Förhandsgranskningen gäller ett dygn. Är den äldre laddar du upp filen igen, så att den stämmer med hur fakturorna ser ut i Fortnox just nu.
- Statusmailet efter uppdateringen visar för varje faktura vad som ändrades — belopp, fält och rader före och efter. Rapporten finns kvar under Historik, så du kan gå tillbaka och se hur en faktura såg ut innan den uppdaterades.
- Uppdateringsläget finns för fakturor och ingår för konton med radbaserad prissättning. Ordrar och offerter går ännu inte att uppdatera.
Rätta i filen i stället för i Fortnox
Ladda upp, granska och bekräfta — alla fakturor uppdateras på en gång.
Starta gratis provperiod