Dubblettskydd för order — samma order skapas aldrig två gånger

Ordrar som kommer från en webbshop, en grossistplattform eller ett affärssystem har redan ett eget ordernummer. Laddar du upp samma order två gånger, för att mailet kom igen eller för att filen innehöll ordrar du redan har läst in, blev det hittills två likadana ordrar i Fortnox. Nu kan Exupp stoppa det.

Så gör du

1. Lägg till kolumnen Extern referens i orderfilen.
2. Skriv källsystemets ordernummer i kolumnen, till exempel LNB-3368640 eller webbshoppens ordernummer.
3. Ladda upp som vanligt.

Innan en order skapas frågar Exupp Fortnox om det redan finns en order med exakt samma referens. Finns den hoppas ordern över, och statusrapporten visar vilken order i Fortnox det gäller. Övriga ordrar i filen skapas som vanligt.

Vad räknas som samma order?

• Exakt samma referens. Stora och små bokstäver spelar ingen roll, men 3368640 och 33686401 är olika ordrar.
• Ordrar som inte är makulerade. Har du makulerat ordern i Fortnox kan du läsa in den igen.
• Alla ordrar i Fortnox, även de som skapats för hand eller via en annan integration. Exupp kontrollerar mot Fortnox, inte bara mot det som gått via Exupp.
• Samma referens två gånger i samma fil ger en order, inte två.

Påverkar det återkommande ordrar och fakturor?

Nej. Kontrollen görs bara när kolumnen Extern referens är ifylld, och den jämför bara referensen, aldrig kund, rader eller belopp. Skickar du samma faktura eller order varje månad påverkas du inte, så länge du inte återanvänder samma externa referens.

Bra att veta

• Referensen sparas i orderns fält Extern fakturareferens 1 i Fortnox, så du ser den på ordern. Den får vara högst 80 tecken.
• Kan Exupp inte nå Fortnox för kontrollen skapas ordern inte, eftersom den annars skulle kunna bli en dubblett. Ladda upp filen igen: ordrar som redan skapades hoppas då över.
• Har kolumnen ett annat namn i ditt system mappar du den till Extern referens med en kolumnmall.
• Dubblettskyddet gäller ordrar och ingår för alla konton. Behöver ert företag stänga av det, hör av er till [email protected].