Hur importerar man kunder till Fortnox? Komplett guide

Att lägga in kunder manuellt i Fortnox tar tid - särskilt om du har många. I den här guiden visar vi hur du snabbt och enkelt importerar kunder från Excel till Fortnox.

person
Anna Svensson Svensson AB
apartment
Teknik Nordic 556789-0123
store
Butiken HB Stockholm
arrow_downward
inventory_2 Fortnox

Innehåll

  1. Varför importera kunder istället för manuell inmatning?
  2. Olika metoder för att importera kunder
  3. Steg-för-steg: Importera med Exupp
  4. Förbereda din kunddata
  5. Vanliga problem och lösningar
  6. Tips för lyckad import

Varför importera kunder istället för manuell inmatning?

Att mata in kunder manuellt i Fortnox fungerar bra om du har ett fåtal kunder. Men när antalet växer blir det snabbt tidskrävande och felbenäget:

Metod 100 kunder 500 kunder 1000 kunder
Manuell inmatning
(~3 min/kund)		 5 timmar 25 timmar 50 timmar
Import via Exupp 5 minuter 5 minuter 10 minuter

Förutom tidsbesparingen minskar du risken för stavfel, felaktiga organisationsnummer och andra misstag som lätt uppstår vid manuell inmatning.

Olika metoder för att importera kunder till Fortnox

1. Fortnox inbyggda import (begränsad)

Fortnox har viss inbyggd importfunktionalitet, men den är begränsad och kräver att filen är formaterad på ett specifikt sätt. Många användare upplever den som krånglig och svår att använda.

Begränsad

2. API-integration (för utvecklare)

Om du har utvecklarresurser kan du bygga en egen integration mot Fortnox API. Detta kräver dock teknisk kompetens och tid att utveckla och underhålla.

Kräver utvecklare

3. Tredjepartstjänst som Exupp

Tjänster som Exupp är byggda specifikt för att göra massimport enkelt. Du laddar upp en Excel-fil och tjänsten sköter resten - ingen teknisk kunskap krävs.

Rekommenderas

Steg-för-steg: Importera kunder med Exupp

1

Skapa ett konto

Registrera dig på exupp.se. Du får 30 dagars kostnadsfri provperiod utan att behöva ange betaluppgifter direkt.

2

Koppla ditt Fortnox-konto

Anslut Exupp till ert Fortnox via säker OAuth-inloggning. Du behöver vara systemadministratör i Fortnox och ha en integrationslicens aktiverad.

3

Ladda ner Excel-mallen

Vi tillhandahåller en färdig mall med alla fält som Fortnox använder för kunder. Ladda ner kundmallen här.

4

Fyll i dina kunduppgifter

Kopiera in dina kunduppgifter i mallen. Du kan exportera från ditt gamla system och klistra in, eller fylla i manuellt.

5

Ladda upp och importera

Ladda upp filen på Exupp. Vi validerar datan och skickar den till Fortnox. Du får ett statusmail när importen är klar.

Förbereda din kunddata för import

För att importen ska gå smidigt är det viktigt att din data är korrekt formaterad:

Obligatoriska fält

  • Namn - Företagsnamn eller personnamn

Rekommenderade fält

  • Kundnummer (genereras automatiskt av Fortnox om det saknas)
  • Organisationsnummer/personnummer (format: XXXXXX-XXXX)
  • E-post och E-post för faktura
  • Telefonnummer
  • Adressrad, Postnr, Stad och Land
  • Er referens och Vår referens

Kolumnerna heter som i kundmallen. Har filen flera flikar hittar Exupp själv fliken med kolumnrubrikerna, och heter era kolumner något annat kan ni koppla dem med en kolumnmall i stället för att döpa om dem.

lightbulb
Tips: Kontrollera att organisationsnummer är korrekt formaterade med bindestreck (XXXXXX-XXXX). Felaktiga format kan orsaka problem vid import.

Vanliga problem och lösningar

Problem: Kunden blev dubblerad — eller en befintlig kund ändrades

Orsak: Exupp styrs av kundnumret. Finns kundnumret redan i Fortnox uppdateras den kunden med uppgifterna i filen. Saknas kundnummer skapas alltid en ny kund — även om en kund med samma namn eller organisationsnummer redan finns.

Lösning: Ange kundnumret för kunder som redan finns i Fortnox om ni vill uppdatera dem, och lämna det tomt bara för kunder som är helt nya. Vid en uppdatering skrivs filens värden till det befintliga kundkortet.

Problem: "Ogiltigt organisationsnummer"

Orsak: Organisationsnumret är felaktigt formaterat eller innehåller fel.

Lösning: Kontrollera att formatet är XXXXXX-XXXX. Svenska organisationsnummer ska ha 10 siffror plus bindestreck.

Problem: "Saknar integrationslicens"

Orsak: Ert Fortnox-konto saknar licens för tredjepartsintegrationer.

Lösning: Integrationslicensen köper ni direkt från Fortnox. Det är en engångskostnad. Är ni osäkra på om den är aktiverad, kontakta Fortnox.

Tips för lyckad kundimport

science

Testa med få kunder först

Börja med att importera 2-3 kunder för att verifiera att allt fungerar innan du kör hela listan.

backup

Spara originalet

Behåll en kopia av din ursprungliga fil innan du gör ändringar.

cleaning_services

Rensa din data

Ta bort dubbletter och korrigera uppenbara fel innan import.

format_list_numbered

Använd kundnummer konsekvent

Om du har egna kundnummer, använd dem. Annars låt Fortnox generera automatiskt.

swap_horiz

Behåll era egna kolumnnamn

Exporterar ni från ett annat system? Spara en kolumnmall en gång och ladda upp filen som den är.

person_search

Nya kunder direkt från fakturafilen

Ska ni fakturera kunder som inte finns i Fortnox än? Med kundmatchning kan de skapas under fakturaimporten.

Sammanfattning

Att importera kunder till Fortnox behöver inte vara krångligt. Med rätt verktyg sparar du timmar av manuellt arbete och minskar risken för fel. Exupp gör det enkelt att gå från Excel till Fortnox på några minuter.

  • Ladda ner vår Excel-mall
  • Fyll i dina kunduppgifter
  • Ladda upp filen - klart!

Prova gratis i 30 dagar arrow_circle_right

Ingen bindningstid. Ingen kreditkortsregistrering för att testa.

Fortnox integrationspartner
Fortnox är en företagsplattform med produkter inom bland annat redovisning, fakturering, finansiering och medarbetare.

För ytterligare information se www.fortnox.se