Fortnox identifierar kunder med kundnummer. Men i verkligheten innehåller faktureringsunderlaget — exporten från tidrapporteringen, butikssystemet eller medlemsregistret — oftast bara kundens namn. Tidigare fanns det två sätt att lösa det, och båda var dåliga: antingen satt någon på ekonomi och letade upp kundnummer i Fortnox rad för rad, eller så lät man Exupp skapa nya kunder för varje rad — och fick ett kundregister fullt av dubbletter.
Nu finns ett tredje sätt. Med kundmatchning räcker det att filen innehåller kundnamnet. Exupp tar reda på kundnumret åt er — automatiskt när det går att göra säkert, och med er bekräftelse när det inte går.
Så fungerar det
När ni laddar upp en fil där kolumnen Kund (kundnummer) är tom men Kundnamn är ifylld, matchar Exupp varje namn mot ert kundregister i Fortnox i tre steg:
- Sparade matchningar. Namn som ni redan bekräftat en gång matchas direkt — helt tyst, utan att ni behöver göra något.
- Organisationsnummer. Innehåller filen även org.nr matchas kunden automatiskt när numret entydigt pekar ut exakt en kund i Fortnox.
- Granskning. Namn som är tvetydiga — flera tänkbara kunder, eller bara en osäker träff — pausar uppladdningen och samlas på en granskningssida. Ingenting skickas till Fortnox förrän ni bekräftat.
Bekräfta en gång — sedan automatiskt för alltid
Det viktiga med granskningen är att den bara behövs en gång per kundnamn. Varje bekräftelse sparas som en matchning mellan ert namn och kundnumret i Fortnox. En typisk månadsfakturering med hundratals rader och återkommande kunder kräver noll granskning när matchningarna väl är på plats — massfaktureringen är precis lika snabb som förut, bara säkrare.
Alla sparade matchningar ser ni på den nya sidan Kundmatchningar i företagspanelen: vilket namn som pekar på vilket kundnummer, hur matchningen skapades, och möjlighet att ta bort en matchning så att namnet granskas på nytt.
Nya kunder då?
För namn som inte finns i Fortnox alls väljer ni själva vad som ska hända:
- Granska först (standard): ni bekräftar nya kunder innan de skapas — tryggast för er med ett etablerat kundregister.
- Skapa automatiskt: fakturerar ni ofta helt nya kunder skapas de direkt vid sändning, utan stopp. Namn som liknar befintliga kunder granskas alltid — det är just där dubbletterna annars uppstår.
Oavsett läge skapas en ny kund bara en gång per fil, även om kunden förekommer på flera fakturor — och den nya kunden sparas som matchning så att nästa månads fil känner igen den.
Följ uppladdningen live
Efter uppladdningen ser ni direkt på bekräftelsesidan vad som händer: matchas allt automatiskt skickas fakturorna som vanligt, och behöver något granskas dyker en knapp upp som tar er direkt till granskningssidan. Pausade uppladdningar syns även under Historik, så ni kan återuppta granskningen när det passar.
Före och efter
| Moment | Utan kundmatchning | Med kundmatchning |
|---|---|---|
| Fil med befintliga kunder, bara namn | Leta upp kundnummer manuellt i Fortnox, rad för rad | Matchas automatiskt — noll handpåläggning |
| Tvetydigt kundnamn | Risk för fel kund eller ny dubblett | Granskas en gång, sparas för alltid |
| Helt ny kund i filen | Ny kund skapas — en per faktura | Skapas en gång (efter granskning eller automatiskt, ni väljer) |
| Kundregistret i Fortnox | Växande hög av dubblettkunder | Rent register — inga oavsiktliga dubbletter |
Kom igång på en minut
- Gå till Kundmatchningar i företagspanelen (kräver administratörsbehörighet).
- Sätt matchningsläget till Säker — då matchas bara entydiga org.nr-träffar automatiskt, allt annat granskar ni.
- Ladda upp er nästa fakturafil med kundnamn — och låt Exupp göra resten.
Sluta leta kundnummer
Ladda upp er fakturafil med kundnamn — Exupp matchar mot Fortnox åt er.
Kom igång gratisVanliga frågor
Måste jag aktivera något?
Ja — kundmatchning är avstängd som standard så att inget ändras för er som redan har ett fungerande flöde. En administratör slår på funktionen under Kundmatchningar i företagspanelen.
Kan Exupp matcha fel kund automatiskt?
De automatiska matchningarna är medvetet snålt tilltagna: org.nr-matchning kräver att numret pekar ut exakt en kund, och namn-matchning (i läget Tillåtande) kräver exakt ett, exakt likadant namn. Allt annat — liknande namn, flera träffar, inga träffar — hamnar hos er för granskning. Ingen faktura skickas mot en obekräftad matchning.
Vad händer om en kund byter namn i Fortnox?
Matchningarna sparas mot kundnumret, inte namnet. Byter kunden namn i Fortnox fortsätter era gamla filer att fungera som vanligt.
Vi har flera kunder med samma org.nr — funkar det?
Ja. Fortnox tillåter flera kundposter med samma organisationsnummer (t.ex. olika avdelningar), och i det läget matchar Exupp aldrig automatiskt på org.nr — ni får välja rätt kundpost vid granskningen, en gång.
Behöver filen org.nr för att matchningen ska fungera?
Nej, men det hjälper. Med org.nr i filen kan de flesta nya namn matchas helt automatiskt. Utan org.nr matchas kända namn via era sparade matchningar, och nya namn granskas en första gång.
Fungerar det ihop med kolumnmallar?
Ja. Har ni en kolumnmall som översätter era kolumnnamn används den först, och kundmatchningen tar sedan vid på resultatet. Heter er namnkolumn "Företag" i källsystemet mappar ni den till Kundnamn i mallen — klart.
Behöver ni hjälp?
Vi hjälper gärna till att välja rätt inställningar för ert flöde:
- E-post: [email protected]
- Chatbot: Klicka på pratbubblan nere till höger på exupp.se
Exupp drivs av Reverendus AB (Org.nr: 559165-6490)