Känner ni igen det här? Kunden bytte adress för ett år sedan. Fakturafilen innehåller den nya adressen, fakturan ser rätt ut — men på kundkortet i Fortnox ligger en gammal c/o-rad kvar, och den smyger med på varje faktura där filen inte uttryckligen skriver över den. Resultatet: en faktura med ny gatuadress och gammal c/o-rad, hopblandat.
Nu kan ni bestämma att adressuppgifterna i filen ska gälla fullt ut — både på fakturan och, om ni vill, permanent på kundkortet i Fortnox.
Så fungerar det som standard
När en rad i er fil avser en befintlig kund hämtar Fortnox kundens uppgifter från kundkortet, och det ni fyllt i i filen gäller för just den fakturan. Det är ett bra standardbeteende — kundkortet ändras aldrig av misstag — men det har en baksida: fält ni lämnar tomma fylls i från kundkortet. En kvarglömd adressrad på kundkortet går inte att bli av med via filen, hur tom ni än lämnar cellen.
Nyhet 1: Fakturaadress endast från filen
Med den nya inställningen Fakturaadress endast från filen styr filens adresskolumner — Fakturaadress, Fakturaadress 2, Postnr och Ort — fakturans adress exakt:
- Ifylld cell → värdet används på fakturan, precis som förut.
- Tom cell → fältet blir tomt på fakturan, istället för att fyllas i från kundkortet.
- Kolumnen saknas helt i filen → kundkortet gäller, precis som förut.
Kundkortet i Fortnox lämnas orört — det här styr bara vad som hamnar på fakturan.
Nyhet 2: Uppdatera kundkortet vid överföring
Vill ni gå hela vägen slår ni även på Uppdatera kundkortet vid överföring. Då skrivs filens adresskolumner permanent till kundkortet i Fortnox när fakturorna skickas — en tom cell rensar fältet på kortet, och kolumner som saknas i filen lämnas orörda. Den gamla c/o-raden är borta på riktigt, och nästa månads fil behöver inte skriva över den igen.
- Kundkortet uppdateras en gång per kund och fil, även om kunden förekommer på många fakturor.
- Statusmailet efter överföringen visar hur många kundkort som uppdaterades.
- Skulle en kortuppdatering misslyckas stoppas inte fakturan — den skickas som vanligt.
Vad händer med en tom cell?
| Adresskolumn i filen | Standard | Fakturaadress endast från filen |
|---|---|---|
| Ifylld cell | Filens värde används på fakturan | Filens värde används på fakturan |
| Tom cell | Fylls i från kundkortet | Fältet lämnas tomt på fakturan |
| Kolumnen saknas i filen | Fylls i från kundkortet | Fylls i från kundkortet |
Med Uppdatera kundkortet vid överföring gäller samma logik för kundkortet: ifylld cell skriver över fältet, tom cell rensar det, och kolumner som saknas i filen lämnar kortet orört.
Kom igång på en minut
- Gå till Kundmatchningar i företagspanelen (kräver administratörsbehörighet).
- Bocka i Fakturaadress endast från filen — och Uppdatera kundkortet vid överföring om filen ska vara facit även för kundregistret.
- Ladda upp er nästa fakturafil som vanligt.
Båda inställningarna är avstängda som standard, så inget ändras i ert flöde förrän ni själva slår på dem.
Låt filen vara facit
Styr fakturaadressen exakt och håll kundregistret i Fortnox uppdaterat — direkt från er vanliga fakturafil.
Kom igång gratisVanliga frågor
Vilka fält påverkas?
Adressfälten: Fakturaadress, Fakturaadress 2, Postnr och Ort. Kundens namn och organisationsnummer påverkas aldrig — de varken töms på fakturan eller skrivs om på kundkortet.
Gäller det alla kunder i filen?
Inställningarna gäller rader som avser en befintlig kund — via kundnummer i filen eller via kundmatchning på kundnamn. Helt nya kunder skapas som vanligt med uppgifterna i filen och behöver ingen uppdatering.
Kan en tom cell radera adressuppgifter av misstag?
Bara om ni aktivt slagit på inställningarna — som standard är båda avstängda och en tom cell betyder som förut "hämta från kundkortet". Tänk på att en fil med adresskolumner och tomma celler, i kombination med Uppdatera kundkortet vid överföring, rensar de fälten på kundkortet — det är precis vad funktionen är till för, men värt att veta innan ni laddar upp. Statusmailet visar alltid hur många kundkort som ändrades.
Fungerar det ihop med kolumnmallar?
Ja. Har ni en kolumnmall som översätter era kolumnnamn används den först — heter er kolumn "Gatuadress" i källsystemet mappar ni den till Fakturaadress, och inställningarna tar sedan vid på resultatet.
Gäller inställningarna även uppladdningar via API?
Ja. Inställningarna är företagsinställningar och gäller alla fakturauppladdningar för företaget — även filer som skickas in via API:et. Både statusrapporten och API-svaret visar hur många kundkort som uppdaterades.
Fungerar det för ordrar och offerter?
Inte ännu — inställningarna gäller fakturauppladdningar. Hör av er om ni behöver samma beteende för ordrar eller offerter, så prioriterar vi det.
Behöver ni hjälp?
Vi hjälper gärna till att välja rätt inställningar för ert flöde:
- E-post: [email protected]
- Chatbot: Klicka på pratbubblan nere till höger på exupp.se
Exupp drivs av Reverendus AB (Org.nr: 559165-6490)